É certo que as dinâmicas comunicacionais sempre trazem algumas novidades ao meio corporativo. Contudo algumas ferramentas se fixaram como pilares da comunicação nesse ambiente. Por isso, entender a relação entre email e cuidados é importante.

Essa modalidade de comunicação vem desde os primórdios da internet até os dias atuais e nunca sai de moda.

A sua capacidade de centralização de dados e, sobretudo, formalizações de situações diversas, sempre trouxeram ao mercado uma perspectiva positiva.

Por essa razão, suas funcionalidades nunca foram alteradas de forma significativa. Na verdade, a tendência é apenas que algumas melhorias sejam feitas para que o seu uso seja mais preciso.

É muito comum, por exemplo, que contratações e comunicações mais sérias sejam feitas mediadas por um email. Como no caso de uma família que está procurando pelo serviço de atendimento personalizado para idosos.

Além disso, do ponto de vista textual, o email é a garantia de um contato direto e sem muitas fugas.

No entanto, é importante que uma política de dados responsável seja adotada para que, assim, não se incida em problemas.

Ou seja, de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), alguns cuidados precisam ser levados em consideração.

Isso se dá, sobretudo, porque o email é um ferramenta em que um fluxo de informações sigilosas pode acontecer de forma ampla.

Por isso, uma política de proteção de dados se faz cada vez mais necessária dentro desse ambiente.

Há, também, para a empresa, além das prerrogativas citadas acima, a necessidade de se obter alguns cuidados internos com o email.

Por isso, alguns pilares precisam nortear a segurança da empresa dentro desse tipo de mecanismo:

É certo que todo mundo já recebeu um email malicioso que pede para clicar em algum link para o acesso de algum conteúdo.

Esses golpes são muito frequentes no ambiente digital e, por isso mesmo, informações sobre isso são amplamente difundidas.

No entanto, outros pontos precisam ser levados em consideração para a consagração de boas práticas com essa ferramenta.

Vantagens de se usar email corporativo

Traçado um panorama geral sobre a importância e os cuidados que se deve ter a partir do uso do email dentro de uma empresa, é preciso entender os porquês de se aplicar a perspectiva corporativa dentro dele.

O email corporativo é obtido a partir da contratação de algum provedor para que se garanta um domínio próprio.

Esse ponto é muito importante porque, além de tudo, é uma maneira de criar credibilidade dentro de um público.

Se, por exemplo, uma empresa que oferece o serviço de cuidador de idoso 24 horas precisa entrar em contato com um contratante, através dessa ferramenta, é possível que se obtenha um pouco mais de segurança.

Essa necessidade surge a partir da delicadeza que esse tipo de serviço deve possuir dentro de seu mercado de atuação.

Nesse sentido, é importante que se levantem os 4 tipos de vantagens que se podem obter a partir da contratação desse serviço.

Adeus caixa de spam

Por conta de seus servidores dedicados, a chance dos emails reconhecerem aquele conteúdo como spam diminui de forma muito acentuada.

Ou seja, ainda é possível que haja um contingente de disparos que tenha esse destino, mas, no geral, essa é uma das maneiras mais eficazes de se prevenir isso.

Se uma empresa que faz curso de reparo em placa de celular estiver entrando em contato com os funcionários de uma assistência técnica para oferecer seus serviços, é possível que, se for para a caixa de spam, nem seja percebido.

No entanto, dentro da credibilidade que o servidor pode dar a esse email, torna-se maior a chance de se obter uma entrada na caixa principal.

Suporte técnico

Esse é um dos pontos que o email convencional não oferece. Por conta de ser um serviço contratado, qualquer problema que possa ser reportado, pode ter o auxílio de um suporte técnico.

Supondo que uma empresa que faz inscrição de embarcação na marinha esteja com dificuldade de enviar os comprovantes para os seus clientes, é possível que isso seja resolvido a partir do acionamento dessa parte técnica.

Ou seja, há, nesse sentido, uma segurança maior do ponto de vista dos equívocos que a plataforma pode incorrer.

Customização

Um dos aspectos que pode parecer secundário é o da credibilidade que um domínio no nome da empresa dá.

Ou seja, quando um usuário vê um provedor comum depois da arroba, é capaz que ele dê menor atenção do que se houver o nome da empresa.

Por exemplo, essa perspectiva corporativa dá muito mais segurança para um cliente de uma autoescola que está procurando tirar carteira de carro e moto.

Inclusive, se for preciso efetuar algum envio de documento, é fundamental que haja algum tipo de credibilização daquele espaço para que o cliente não tenha medo de nenhum tipo de situação que possa o prejudicar.

Cuidados internos

Entendendo quais são as vantagens da adoção de um email corporativo para garantir alguns pontos de segurança para a empresa, é preciso entender quais são os cuidados que uma equipe deve ter ao utilizar essa ferramenta.

Autenticação dupla e senha

Esse é um dos pontos mais importantes para qualquer gestão de email corporativo, uma vez que é a partir da senha que se pode obter todo o acesso àquelas informações

Ou seja, de nada adianta obter uma estrutura de segurança contra todo e qualquer tipo de software malicioso, se não houver uma política de segurança interna.

Isso significa dizer que a partir da senha é possível que toda a estrutura de segurança seja colocada em risco.

Por essa razão, assumir um modelo de senha que seja forte e não óbvia é o primeiro passo para garantir a segurança interna.

O segundo ponto é, justamente, a aplicação de algum sistema de autenticação dupla de login.

Por exemplo, se a gestão de uma lavanderia industrial guarulhos estiver acessando o email a partir de algum outro dispositivo, é possível que o provedor envie uma autorização para o dispositivo cadastrado desbloquear aquele acesso.

Esse ponto é importante, uma vez que, qualquer um com a posse da senha pode obter o acesso de todos aqueles dados disponíveis.

Do ponto de vista da lei de segurança de dados isso representa uma falta grave com essa questão.

Antivírus e conexão segura

A contratação de um serviço de um antivírus é fundamental para o bom funcionamento de qualquer conexão.

Contudo, em uma empresa que tem um grande fluxo de dados de clientes e, até mesmo, dela disponível em seu sistema, isso se torna indispensável.

O que pode acontecer se esse método não for adotado de forma adequada é que alguns dados consigam ser acessados de forma facilitada por pessoas que não pertencem àquela equipe.

Esse é um dos aspectos que podem colocar em risco toda a credibilidade da marca e, inclusive, causar danos legais à ela.

Supondo que uma empresa que presta o serviço de cuidador de idoso Campinas tenha os dados de seus clientes vazados.

Na medida que isso for descoberto, é possível que haja um grande número de pessoas abandonando aquele serviço e, até mesmo processando.

Nesse sentido, é sempre importante ter uma empresa de assessoria de segurança de dados à disposição para fazer uma vistoria periódica nos computadores da empresa.

Além disso, é preciso que se obtenha uma conexão segura que iniba o acesso de dispositivos maliciosos à rede daquele estabelecimento.

Se, porventura, uma empresa de serviço de manutenção de cilindros hidráulicos tiver sido licitada pela prefeitura de uma cidade para efetuar o serviço.

É bem possível que esse tipo de contrato seja bem estruturado e com alguns aspectos sigilosos do ponto de vista dos dados da empresa.

Mas porventura se a sua rede estiver suscetível a acessos de terceiros, é possível que todo o cuidado para manter aqueles documentos em sigilo, acabe sendo revertido.

Considerações finais

Uma das certezas que se pode ter dentro do mercado é que o email é e será durante um bom tempo um grande aliado da comunicação empresarial.

Contudo, alguns cuidados precisam ser levados em consideração ao fazer seu uso para fluxo de dados mais delicados.

Um dos pontos essenciais para a garantia da segurança neste âmbito passa pela consideração da contratação de um provedor de email corporativo.

A partir dele é possível garantir uma maior credibilidade frente aos clientes, além de outras funcionalidades que o email convencional não oferece.

Apesar desse ponto, não basta apenas estar atento aos fatores externos da perspectiva do email, mas é fundamental entender quais são os cuidados internos a serem tomados.

O primeiro de tudo é garantir uma boa senha e um sistema de autenticação que passe por outros mecanismos de reconhecimento.

Esse tipo de ferramenta traz um pouco mais de segurança na hora do acesso aos dados da empresa.

Além disso, adotar um bom antivírus e garantir que as conexões de rede estão seguras também funcionam para a manutenção de boas práticas de segurança de dados.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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