Com a vida cada vez mais digitalizada, é importante realizar cópias de segurança de seus dados com frequência. Chamada de back up, esse processo pode ser realizado por meio de diferentes formas – desde com o uso de HDs adicionais até recorrendo a serviços em nuvem (o Google Drive, por exemplo, é um dos mais conhecidos serviços deste tipo).

Cheque a importância dos documentos e salve versões mais atuais

Para iniciar o backup, você deve levar em consideração a importância de cada documento. Às vezes, várias versões de um mesmo arquivo são criadas, por exemplo, e provavelmente não há necessidade de salvar todas. Considere os
 arquivos em suas versões aprovadas ou em andamento.

Escolha o tipo de armazenamento que melhor se adeque a suas necessidades

Conta-se hoje com variedade de plataformas e dispositivos para o armazenamento. Por isso, é importante avaliar a quantidade de dados que possui e o quanto disso é criado diariamente para que, assim, seja possível definir o espaço necessário, que pode ser medido em GB e/ou TB.
Pode-se utilizar dispositivos de backup de estado sólido, como cartões de memória e pen drives, HDD externo, armazenamento de rede, como NAS e Nuvem Personalizada, ou até Data Centers. A escolha deve levar em consideração o perfil do usuário, o risco/benefício do valor a ser investido e a possibilidade da perda do arquivo em questão.

Defina a periodicidade para o backup

Realize o armazenamento de todos os seus arquivos. Depois, faça o backup a cada nova alteração relevante ou sempre que precisar. Leve também em consideração que, em alguns casos, podem ser feitas mais de uma versão daquele arquivo.

Considere a possibilidade de precisar restaurar um backup

Mesmo quem tem o hábito de fazer backups sabe que corre o risco de apagar ou perder algum documento que não deveria. Neste caso, o uso de um software desenvolvido para a restauração do backup, seja pago ou freeware, pode ajudar a recuperá-lo. Esse processo também pode ser realizado manualmente, mas pode ser mais demorado do que quando é possível usar um software apropriado.

Dados profissionais e pessoais são diferentes

O backup empresarial deve prezar por salvar os arquivos que são ligados à empresa, não permitindo que os funcionários acessem sem permissão ou, até mesmo, salvá-los para uso pessoal. As companhias precisam ter uma política de armazenamento e um responsável pelo gerenciamento destes dados, sem falar claro de soluções robustas e cheias de tecnologia – que irão auxiliá-los nesta gestão dos dados.
Já o usuário comum, é ele quem deve avaliar e priorizar o que lhe é mais importante. Entendendo seu perfil e quais tipos de dados ele precisa armazenar, fica mais fácil de buscar por soluções que possam atendê-lo. Independente do caso, o backup deve ser um aliado tanto na vida profissional quanto na pessoal.